Mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh – HERO EDUCATION

Mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Nghỉ phép là điều không thể tránh khỏi trong quá trình đi học, đi làm. Tuy nhiên, để yêu cầu của bạn được phê duyệt sớm, bạn cần biết cách viết thư yêu cầu sao cho hợp lý.

Bất kỳ nhà tuyển dụng hợp lý nào cũng sẽ cho bạn thời gian nghỉ và nếu bạn muốn biết cách yêu cầu, hãy theo dõi bài viết sau đây của Hero Education nhé.

Nghỉ phép
Nghỉ phép

1. Các lưu ý khi viết mail xin nghỉ phép

  • Nghỉ phép theo đúng quy định của công ty

Những công ty khác nhau sẽ có những quy định riêng về thời gian cũng như thủ tục xin nghỉ phép. Với tư cách là nhân viên, kể cả khi là một thực tập sinh, bạn cũng phải tuân thủ quy trình do công ty đề ra. Vì vậy trừ những sự cố không lường trước được, bạn nên căn cứ theo quy định tại nơi làm việc để đưa ra phương án xin nghỉ phép phù hợp nhất khi có việc riêng cần thời gian giải quyết nhé!

  • Lý do xin nghỉ phép phải chính đáng

Công việc ở mỗi phòng ban nói riêng hay của công ty nói chung, sau khi được cấp trên xem xét sẽ phân công nhiệm vụ cho các nhân viên. Mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm xử lý một phần việc chung. Có nghĩa rằng khi bạn xin nghỉ phép, phần việc của bạn sẽ phải chuyển sang cho một hoặc vài nhân viên khác đảm nhận để tránh công việc chung bị đình trệ.

Vì vậy trường hợp chưa thực sự cần thiết  bạn nên sắp xếp giải quyết việc cá nhân vào những ngày cuối tuần hoặc sau giờ làm. Và nếu bắt buộc phải nghỉ phép, bạn nên chuẩn bị một lý do thật chính đáng. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên mà còn là với đồng nghiệp sẽ giúp đỡ bạn trong thời gian vắng mặt tại công ty.

  • Xin phép càng sớm càng tốt

Khi cần thời gian giải quyết việc cá nhân, bạn nên nhanh chóng gửi email xin phép đến cấp trên hoặc bộ phận nhân sự để sớm nhận được sự hỗ trợ. Hạn chế tình trạng gửi email trong vội vàng hoặc đã nghỉ rồi mới gửi thông báo đến công ty. Không chỉ cấp trên mà lãnh đạo công ty sẽ đánh giá bạn là người không có sự chuẩn bị, thiếu chuyên nghiệp cũng như có thái độ kém trong công việc. Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình làm việc cũng như con đường thăng tiến trong tương lai của bạn.

  • Sắp xếp người có thể hỗ trợ công việc

Với những trường hợp nghỉ phép đã được lên kế hoạch, bạn nên chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cùng nhóm hoặc phòng ban nhằm giúp đỡ giải quyết các công việc quan trọng khi bạn vắng mặt. Khi đã sắp xếp ổn thỏa, bạn nên thông báo điều này đến cấp trên của mình. Điều này cho thấy bạn có sự chủ động trong công việc và sẽ nhận về những đánh giá tích cực từ cấp trên.

  • Để lại thông tin liên hệ khi nghỉ phép

Thông thường trong thời gian bạn nghỉ phép, công ty sẽ nhanh chóng bố trí nhân sự thay thế để phụ trách các công việc quan trọng. Tuy nhiên có thể trong quá trình xử lý công việc, người đó cần thêm thông tin hoặc tệ hơn là không thể thay bạn giải quyết các vấn đề phát sinh. Trường hợp này, thông tin liên hệ mà bạn để lại trước lúc nghỉ phép sẽ giúp công việc không bị đình trệ. Từ đó giúp bạn thể hiện tác phong chuyên nghiệp và ghi điểm trong mắt sếp của mình.

  • Trình bày rõ ràng, cụ thể

Thời gian luôn vô cùng quý giá, đặc biệt là với những người làm việc ở vị trí cao như trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc bộ phận,… Thế nên, không ai muốn bỏ quá nhiều thời gian để đọc một email xin nghỉ phép. Vì vậy, bạn nên cân nhắc sử dụng từ ngữ lịch sự cũng như trình bày một cách rõ ràng, cụ thể vào mục đích gửi email. Tránh việc viết dài dòng, lan man làm mất thời gian của cả bạn và người nhận, lại còn thể hiện bản thân thiếu chuyên nghiệp.

2. Những thông tin cần có trong thư

  • Lời chào
  • Mục đích của lá đơn
  • Lý do xin nghỉ phép
  • Số ngày nghỉ phép cụ thể
  • Kế hoạch làm việc trong thời gian vắng mặt
  • Thông tin liên lạc
  • Chữ ký

3. Các bước viết mail xin nghỉ phép

a. Phần mở đầu 

  • Tên/ Tiêu đề đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh:

Tiêu đề thư là phần bắt buộc phải có trong mỗi bức thư. Một tiêu đề thư hoàn chỉnh là một tiêu đề nói lên được nội dung chính và đầy đủ của bức thư.

Tùy thuộc vào mục đích, mỗi thể loại đơn có tên gọi hay tiêu đề khác nhau:

– Annual leave application (Đơn xin nghỉ phép hàng năm)

– Maternity leave application (Đơn xin nghỉ phép thai sản)

– Paternity leave application (Đơn xin nghỉ sinh con)

– Application for leave of absence (Đơn xin nghỉ phép thông thường)

– Leave application form (Đơn xin nghỉ phép)

–  …

  • [Tên nhân viên] – Ask for ….leave on/ from… to….

Ví dụ:

David Beckham – Ask for sick leave on 23rd May 2021 (David Beckham – Đơn xin nghỉ phép ngày 23 tháng 5 năm 2021)

  • Lời chào:

Dear Ms. /Mr. /Mrs. (Kính gửi ông/ bà…)

b. Phần thân

Mục đích của lá đơn, lý do xin nghỉ, thời gian xin nghỉ

Ví dụ:

– I am writing this letter to request your approval for a day off work on date for reason.

(Tôi viết thư này để yêu cầu bạn chấp thuận cho một ngày nghỉ làm việc vào <ngày> cho <lí do>.)

– I would like to ask permission for number of days days off from date to date because of reason.

(Tôi muốn xin phép <số ngày nghỉ> ngày nghỉ từ <ngày> đến <ngày> vì <lý do>.)

– I am writing to let you know that I am in need of a long/ short term leave.

(Tôi viết thư này để thông báo cho bạn biết rằng tôi đang cần nghỉ phép dài hạn/ ngắn hạn.)

– I request you to grant me number of days day(s) leave from date to date for reason.

(Tôi xin được phép được nghỉ phép <số ngày> ngày từ <ngày tháng> đến <ngày tháng> vì <lý do>)

  • Bàn giao công việc (nếu cần)

Ví dụ: I have transferred important tasks to person’s name. He/ She will take care of the chores until I go back to work.

(Tôi đã chuyển các nhiệm vụ quan trọng cho <tên người>. Anh ấy/ Cô ấy sẽ phụ trách các công việc đó cho đến khi tôi đi làm trở lại.)

  • Đề bạt, mong muốn:

– I hope you understand my situation and authorize my request as soon as possible.

(Tôi mong rằng ông/ bà sẽ hiểu cho tình hình hiện tại của tôi và duyệt đề nghị của tôi trong thời gian sớm nhất.)

– I apologise for any inconvenience due to my absence and I hope you will understand my situation. (Tôi xin lỗi nếu có bất cứ sự bất tiện nào vì sự vắng mặt của tôi và tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho tình hình của tôi.)

c. Phần kết

  • Lời chào, lời chúc, ký tên

Yours sincerely, /Best regards, /Yours truly, /Sincerely,
(Trân trọng,)

  • Thông tin liên hệ

Email, SĐT,…
(có thể đề cập ở phần thân)

Ví dụ:

Yours sincerely, /Best regardss,/ Yours truly,/ Sincerely,

<name>

(Trân trọng,

<tên>)

4. Những mẫu đơn thông dụng

a. Xin nghỉ phép hàng năm

Subject: Annual leave application

Dear Ms./Mr./Mrs. ______,
I am writing you this letter to ask for your permission for my annual leave for a period of 3 weeks from ______ to ______, as I wish to visit my family in Vietnam.
I have transferred my important tasks to . He/ she will take care of my tasks while I am away. If urgent, you can contact me at the following number ______.
I hope you will understand my situation and response to my request as soon as possible.

Thanks and best regards,
<name>

b. Xin nghỉ thai sản

Subject: Maternity leave application

Dear Ms. /Mr. /Mrs. ______,
I would like to inform you of my intention to take the allotted ______ of maternity leave. I am planning to start my maternity leave on ______ and go back to work by ______.
In my absence, ______ can take care of important tasks. I have trained him/her about all the necessary daily tasks. In case of an emergency, you can call me at ______.
Thank you for your attention. I wish you good health.

Yours sincerely,
<name>

c. Xin nghỉ sinh con

Subject: Paternity leave application

Dear Ms. /Mr. /Mrs. ______,
This is to inform you that I am about to give birth by the end of this month. Therefore, I would like to be granted paternity leave from ______ to ______.
In advance, I have asked my colleague, to cover my responsibilities during that period of time. In case of an emergency, I can be reached at ______. I will get back to work on ______.
I hope to receive your approval soon.

Thanks and best regards,
<name>

d. Xin nghỉ phép cho kỳ nghỉ

Subject: Leave application for family vacation

Dear Ms./Mr./Mrs. ______,
I hope this email finds you well.
I am writing this letter to request your approval for a 14-day-leave for my family vacation. My vacation will start from ______ to ______.
As I will be away for quite a while, I have trained my colleague, ______ to cover my tasks. But I am confident that my team will perform well during my absence.
Thank you for your consideration.

Best wishes,
<name>

e. Xin nghỉ phép đám cưới

Subject: Marriage leave application – [start date] to [end date]

Dear Sir/ Madam,

I am writing to inform you that I am getting married on ______. I would like to request _______ days off from ______ to ______. And I am attaching an invitation to my wedding along with this mail. Also, I have requested _______ to handle any emergency tasks that may come up in my absence. I have briefed him/ her on important duties and handed over relevant documents.

Please kindly grant me leaves for the mentioned dates and celebrate the wedding with me.
Awaiting a positive response from you.

Yours truly,
<name>

f. Xin nghỉ phép vì gia đình có tang

Subject: Leave application for death

Dear Ms. /Mr. /Mrs. ______,
I am writing this letter to request a leave for ______ day(s) due to a death of a close relative. It is a huge loss for my family and I need to go to my hometown from ______ to ______.
I believe that my dedication to the company in the last 3 years has proven my willingness to make up for my absence.
I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,
<name>

g. Xin nghỉ phép nửa ngày

Subject: Leave application for half a day

Dear Ms. /Mr. /Mrs. ______
I am writing this to inform you that I will not be able to come to work in ______ the morning/ afternoon due to some family business.
I am positive that my team will keep everything under control. If urgent, you can contact me at ______.
Please contact me if you have any queries or doubts about the work.

Sincerely,
<name>

Xem thêm:

Phương pháp mở rộng vốn từ vựng tiếng Anh hiệu quả

Tiếng Anh cho nhà lãnh đạo

Sự quan trọng của việc giỏi tiếng Anh trong kinh doanh

Phương pháp nói tiếng Anh tự tin và trôi chảy

Vui lòng liên hệ với để được tư vấn và hỗ trợ.

Trung tâm Anh ngữ Hero Education –  From Zero to Hero